Hoe besteed je zo weinig mogelijk tijd aan je administratie?

Waarom doe je je hele administratie uit je hoofd als je elk kwartaal exact hetzelfde moet doen? Ja, mij verbaast dat dus.

Ik ben inmiddels 7 jaar zzp'er. Ik kan me dus niet voorstellen dat ik 7 x 4 kwartalen = 28 keer mijn btw zou doen vanuit mijn eigen herinneringen. "Hoe zat dat ook alweer met btw op eten & drinken?" "Damn, ik had eerst A moeten doen in plaats van B." "Oeh, ben ik niks vergeten?"

Dat is toch retefrustrerend? 

Zodra ik dezelfde stap twee keer moet doen, denk ik na hoe ik het slimmer kan aanpakken. Daar besteed ik veel tijd aan op korte termijn, zodat het me op lange termijn uren werk scheelt. 

Voor mijn administratie heb ik al jaren een workflow. Dat is niets meer dan een checklist met élke stap die nodig is. Elke maand, kwartaal en jaar staat tot in detail uitgewerkt met wat er moet gebeuren. Zo hoef ik alleen maar de workflow te volgen. Er zit niks meer in mijn hoofd. Ik heb daarmee alle ruimte en energie voor bijvoorbeeld creatief werk of een gesprek aangaan met volle aandacht.

Wat ook heel belangrijk is: bouw controlemomenten in. Maak je systeem waterdicht, zodat er niks tussen kan vallen.

Stel je voor dat ik 28 keer de btw uit mijn hoofd had gedaan. Alles moeten onthouden. Niks vergeten. Alles opnieuw opzoeken. Fouten herstellen. Vragen stellen aan mijn boekhouder. Geen systeem, dus ik doe maar wat. Elke keer weer anders. Pff. Wat een werk.

2017 staat voor de deur, dus dit is een perfect moment om je administratie eens écht goed neer te zetten. Om het meteen goed te doen vanaf het begin. Liefst digitaal natuurlijk, want tegenwoordig mag je alles opslaan op je laptop van de Belastingdienst en daarna weggooien. Yes. Ik heb dus geen papieren administratie meer. (Uitzondering zijn juridische documenten waarvan het origineel fysiek ondertekend is.)

Wil je voor jezelf aan de slag? Download de workflowtemplate

Makkelijker kan ik het niet maken. ;)