Waarom het slim is om wél te investeren in betaalde tools

Waarom raken zoveel zzp'ers in shock als blijkt dat je moet betalen voor een tool?
"Wat?! Moneybird kost 25 euro per maand?! Dat ga ik echt niet betalen. Veel te duur."

Dit zegt weinig over de kosten van de tool, maar alles over hoe jij kijkt naar je business en jezelf. 

Je tijd is kostbaar, toch? Waarom ben je dan bereid zoveel werkzaamheden handmatig te doen? Terwijl je ze ook kunt automatiseren en tijd overhoudt voor het echte werk, je gezin of gewoon leuke dingen doen.

Laten we even een vergelijking maken gebaseerd op Moneybird, een boekhoudprogramma. (En dit is maar een van de vele voorbeelden.)

Stel, je maakt nu je facturen handmatig in Word. Hopelijk heb je in ieder geval een handige template. De berekeningen doe je met een calculator. Je downloadt de PDF en verstuurt die naar je klant.

De mensen die dit doen houden vaak geen Excel bij met alle verstuurde facturen. Ze zweven dus ergens rond en je weet niet precies welke betaald zijn en welk bedrag er nog openstaat. Zo loop je dus mogelijk inkomsten mis en ren je continu achter de feiten aan.

Dan moet je btw nog gedaan worden. Overal slingeren bonnetjes en facturen rond. Als je dit zelf doet ben je een hele dag bezig. Misschien heb je een boekhouder die dit verzamelt voor je, opstelt en indient. 150 euro. Ka-ching.

En natuurlijk de inkomstenbelasting. Je boekhouder vraagt allerlei gegevens, maar ja, waar vind je die terug? Vervolgens mist ze nog 33 facturen en bonnetjes. Tja, en nu?

Als ik dit opschrijf voelt het al onrustig. Ik heb geen enkel overzicht. Ik weet niet wat waar is, hoeveel, wat de status is, wat er nog moet gebeuren. Het kost me waanzinnig veel tijd en dus ook gruwelijk veel energie. Plus nog eens extra geld als ik alles door mijn boekhouder laat doen.

Maar wat nu als je Moneybird wél gebruikt? Je stelt in het begin een template op voor alle facturen die je verstuurt. Je vult alleen nog contactgegevens in, de dienst en de prijs. Btw en bedragen worden automatisch berekend. Je verstuurt 'm en in de weergave is meteen te zien wat nog openstaat, betaald is of verlopen. Inclusief het totaal openstaande bedrag.

Er staan standaard herinneringen in. Met een klik op de knop verstuur je die. Een eerste, tweede en derde herinnering.

Bij afronding van het kwartaal voer je je bonnetjes in, en automatisch wordt de btw berekend. Precies zoals je het moet invullen bij de Belastingdienst. Hoe eenvoudig wil je het hebben?

Voor de inkomstenbelasting krijg je automatisch een balans en de resultatenrekening. Mijn boekhouder checkt nog even of alles klopt en dient 'm dan in.

Op elk moment kan ik exact zien hoeveel ik heb verdiend, hoeveel er nog openstaat en welke diensten het meeste hebben opgeleverd.

Ik heb overzicht. Rust. En het scheelt me bakken met tijd en energie. Dat is waarom ik investeer in tools. Ik gun het mezelf. Ik vind het mezelf waard. Ik investeer zelfs in een Virtual Assistant voor alle onderdelen waar ik zelf niet mee bezig wil zijn.

Ben je nog niet overtuigd? Een eenvoudige rekensom. Je bent nu zo'n 30 uur per kwartaal bezig met je administratie. Omgerekend 10 uur per maand en 2,5 uur per week. Met facturen opstellen, herinneringen versturen, dingen terugzoeken, bonnetjes verzamelen, fouten herstellen en klooien in Word of Excel.

Met Moneybird heb je een totaaloverzicht en hou je alles makkelijk bij. Hierdoor ben je nog maar 4 uur per maand bezig met je administratie.

Laten we inzetten op een uurtarief van 50 euro. Je besteedt 6 uur per maand minder aan je administratie. Dat is 6 uur x 50 euro = 300 euro per maand wat je extra kan verdienen. Zet daar tegenover de kosten van Moneybird à 25 euro. Met de extra werktijd van één maand kun je dus al 12 maanden lang Moneybird betalen. Maar dat is niet alles, want je betaalt ook niet meer voor de boekhouder om je btw te doen.

Kijk dus nooit alleen naar de kosten. Dat is eenzijdig en je doet jezelf tekort. Kijk ook naar de opbrengsten: wat levert het je op?

Hoeveel gun jij jezelf?