Hoe je veel tijd en geld bespaart vóórdat je op zoek gaat naar een Virtual Assistant

Wil je jezelf veel tijd en geld besparen als je gaat uitbesteden aan een Virtual Assistant? Zorg dat je eerst je eigen shit op orde hebt. Eenvoudiger kan ik het niet maken voor je. Maar makkelijk is het ook niet.

Niet voor niks geloof ik heilig in mijn vier stappen om een serieus minimalistische business te runnen:

1. Schrappen
Je doet waarschijnlijk veel dingen die helemaal niet nodig zijn. Je hoorde ooit van een blogger dat je absoluut moet bloggen. Een businesscoach vertelde dat je absoluut een nieuwsbrief moet hebben. En een social media expert overtuigde je dat je op alle kanalen continu aanwezig moet zijn.

Maar wat als je een gruwelijke hekel hebt aan bloggen? Terwijl je webinars geven wél heel erg leuk vindt om te doen?

Wat als je maar drie klanten nodig hebt per jaar? Is een nieuwsbrief dan echt de meest efficiënte manier?

En wat als je gek wordt van de overload op Facebook en daar absoluut niet wilt zijn, maar het toch doet omdat iemand anders het zei?

Niet alles moet. En niet alles hoeft nu. Ga eens kritisch door al je werkzaamheden. Wat stel je al heel lang uit? Is het echt nodig?

2. Vereenvoudigen
Als je chaotisch werkt, dan is alles wat overblijft na schrappen een wirwar aan taken. Zorg dus eerst voor overzicht, zodat je kunt vereenvoudigen.

Bijna alles in je business is een herhaling van stappen. Je administratie, je workshop, je challenge. Maak overal een workflow voor. Dat is niets meer dan het hele proces uitschrijven, tot in detail. Zo hoef je alleen maar elke taak af te vinken, telkens als je het proces weer herhaalt. Bijvoorbeeld voor je administratie.

Zo zie je precies waar je slimmer kunt werken. Wat kan efficiënter? Welke stappen zijn onnodig? Wat doe je dubbel? (En vooruitlopend: welke stap stel je steeds uit en kun je daarom uitbesteden aan een VA?)

3. Automatiseren
Je hebt geschrapt en vereenvoudigd. Wat dan overblijft, automatiseer je zoveel mogelijk. Er zijn zoveel handige tools. Waarom zou je alles met de hand doen?

Zelf ben ik een luie ondernemer. Ik ben wel een bezige bij, maar tegelijkertijd wil ik werkzaamheden niet twee keer hoeven doen. Zodra ik dat merk, kijk ik al rond naar een slimme oplossing zodat ik het niet handmatig hoef te doen. Zonde van mijn tijd en energie.

Tip: in mijn toolkit vind je alle tools die ik gebruik voor mijn bedrijf, mét uitleg hoe ik ze gebruik. (Voor wie mijn Patty Post al ontvangt: check de footer voor de link en het wachtwoord.)

4. Uitbesteden
Als je alle voorgaande stappen hebt doorlopen, dan weet je precies welke taken blijven liggen. Je kunt daarvan prima bepalen wat je wel en niet meer wilt doen. Die laatste besteed je uit.

Deze vier stappen herhaal je natuurlijk regelmatig. Je tovert je huis ook niet in een keer om tot een tinyhousewaardige woonplek. Je begint met één ruimte, dan de volgende en dan weer een andere. Als je alles hebt gehad, start je opnieuw. Je wordt er zo steeds beter in.

Maar wat als je niet goed bent in schrappen, vereenvoudigen of automatiseren? Dan huur je een VA in die expert is in planning en processen. Een groot misverstand is namelijk dat elke VA supergeorganiseerd is. Of dat elke VA goed is in met de zweep achter je aan te lopen. Door die verkeerde verwachtingen ontstaan veel foute matches.

Zoek je iemand met nog meer skills? Besef dat niet iedereen alles kan. Het kan dus zomaar zo zijn dat je meerdere VA’s nodig hebt om je business te runnen. Dat hoeft niet erg te zijn. Want als jij je shit op orde hebt, heb je overzicht en is het dus heel makkelijk om meerdere VA’s aan te sturen. Of je zoekt er natuurlijk een die goed is in het leiden van een heel team.

Wil je nog meer tips over uitbesteden aan een VA? Lees mijn supercomplete handleiding.